Modul Dokumentenmanagement

Dokumente zeitsparend anlegen, archivieren, aktualisieren und zielgerichtet in Umlauf bringen.

Kaum etwas hält die Arbeit mehr auf als unwichtige, überflüssige, unvollständige oder gar fehlerhafte Informationen. Dem wirkt ein intelligenter Workflow bei der Anlage der Dokumente von Anfang an wirksam entgegen.

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Transparente Dokumentation, aktuelle Information, effiziente Arbeit.

Mit einer schnell auffindbaren und strukturieren QM-Dokumentation übernimmt iQM-Software die Aufgaben, die früher jede Menge Aufwand bedeutet haben. Sie verwalten alle erstellten Vorgabedokumente für Ihre Einrichtung und optimieren Ihre Dokumenten­lenkung. Mit dem Ersteller, Prüfer und Freigeber eines Dokuments greifen drei Instanzen sinnvoll in die Dokumenten­erstellung ein.

So wird durch das Doku­menten­manage­ment­system erreicht, dass nur Dokumente in Ihrer Einrichtung eingesetzt werden, die nachweislich von mehreren Personen kontrolliert wurden.

Modul Dokumenten­ma­nagement im Überblick

  • Je Workflow können Ersteller, Prüfer, Freigeber, Kenntnisnehmer und/oder Kenntnisneh­mergruppen festgelegt werden
  • Zuordnung von Dokumenten zu entsprechenden Bereichen
  • Erinnerung der Wiedervorlage
  • Darstellung von Versionsänderungen
  • Regelmäßige Prüfung auf Aktualität
  • Verlinkung und Verknüpfung von Dokumenten innerhalb der Software
  • Vertrauliche Bereich definieren
  • Einfaches Abbilden von dezentralen QM-Strukturen durch Anlegen mehrerer Standorte

Häufig werden Dokumente einfach nur abgelegt – und verschwinden auf Nimmerwiedersehen in Archiven und Aktenordnern.

Doch damit gehen allen Beteiligten wichtige Informationsquellen für die tägliche Arbeit verloren! Das strukturierte iQM-Software-Dokumenten­manage­mentsystem (DMS) stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter stets über aktuelle und relevante Dokumente informiert werden und anhand dieser arbeiten können.

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Und das ist sinnvoll:

- Mitarbeitern stehen die Informationen zur Verfügung, die im Arbeitsablauf benötigt werden.
- Eine übersichtliche und hierarchische Baumstruktur sorgt dafür, dass die Dokumente auch gefunden werden.
- Individuell definierbare Zugriffsrechte steuern, für wen welche Dokumente relevant sind und verhindern einen Informationsüberfluss bei Nicht-Beteiligten.
- Jeder Mitarbeiter kann eigene Favoriten
-Ordner anlegen, um die für ihn wichtigsten Dokumente abzulegen.

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Lars H. Flöttmann

Vertriebsleiter